FLORALL vzw Huishoudelijk reglement (vs 08/2018)

FLORALL is de vakbeurs voor de ruime sierteeltsector en -handel, boomkwekerij en tuinaanleg en omvat de organisatie van de beurzen in de maanden maart (voorjaarsbeurs) en augustus (najaarsbeurs).

In dit huishoudelijk reglement worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

Organisator: FLORALL vzw, met maatschappelijke zetel te 9051 Sint-Denijs-Westrem, Kortrijksesteenweg 114 J, met ondernemingsnummer 845.970.157 (tel +32 9 326 72 10, fax +32 9 326 72 11, www.florall.be, info@florall.be)

Deelnemer: elke onderneming die deelneemt aan FLORALL (hierna 'de beurs') en in een contractuele relatie staat met FLORALL vzw.

Behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van FLORALL vzw, wordt de toepasselijkheid van eventuele voorwaarden van de deelnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen. Enige verwijzing door de deelnemer naar haar eigen algemene voorwaarden wordt als niet geschreven beschouwd.

Bij ondertekening van het inschrijvingsformulier of via online registratie gaat men akkoord met het huishoudelijk reglement. In de gevallen waar deze voorwaarden niet in voorzien, is de beslissing van de organisator bindend. Alle deelnemers verbinden er zich toe de richtlijnen van de organisator en deze van Waregem Expo (beheerder beursgebouw, zie www.waregemexpo.be) na te leven teneinde de organisatie van de beurs zo goed mogelijk te laten verlopen.

  1. Deelname, tarieven en kortingen
    1. Deelname aan de beurs is slechts mogelijk na inschrijving en ontvangst van een deelnamebewijs. De inschrijving dient te gebeuren via het standaard inschrijvingsformulier op de website. De inschrijving en deelname is gebonden aan het ondernemingsnummer van de deelnemer en is in die zin ondernemingsgebonden en niet overdraagbaar. Deelnemers dienen voorafgaand aan de beurs alle door de organisator gefactureerde deelnamekosten betaald te hebben. Deelnemers zonder rechtsgeldig betalingsbewijs zullen geen toegang krijgen. Alle deelnemers kunnen tijdens de beurs gevraagd worden hun deelnamebewijs voor te leggen. De organisator behoudt zich het recht om, zonder nadere opgave van redenen, een inschrijving niet te accepteren.
    2. Het standaard inschrijvingsformulier op de website maakt melding van de toepasselijke deelnametarieven. Alle bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven. Bedrijven die zich inschrijven vóór 21 december 2018 én hun factuur betalen vóór 7 januari 2019 ontvangen bij aanvang van de beurs eet- en drankbonnen ter waarde van 20 euro.
    3. Inschrijven kan tot en met 21 januari 2019. Bij een inschrijving na deze datum komt er een administratieve kost van 150 euro bovenop de normale beursprijs. . Bij annulering van de inschrijving tot uiterlijk een maand voor de beursdatum, kan de deelnemer slechts 50% van het inschrijvingsgeld recupereren. Bij een latere annulering kan er geen inschrijvingsgeld meer gerecupereerd worden.
  2. Geen verkoopdaden stellen
    1. De beurs spitst zich toe op stalenpresentaties en is geen verkoopbeurs. Voor, tijdens en na de beurs kunnen geen planten verkocht of verhandeld worden op of rond de terreinen van Waregem Expo.
    2. Alle deelnemers krijgen de mogelijkheid om nieuwigheden op de beurs te presenteren. Deze nieuwigheden dienen echter bij de inschrijving van de beurs opgegeven te worden. Hiervoor is het specifiek reglement van de FLORALL-awards van toepassing dat kan teruggevonden worden op www.florall.be. Aanmelden voor de FLORALL-awards dient uiterlijk op 1 februari 2019 bij de beursorganisatie te gebeuren. Latere inzendingen kunnen niet meer deelnemen aan de FLORALL-awards.
  3. Praktische richtlijnen en vermelding van deelnemers in catalogus en op standplaats
    1. De organisator is verantwoordelijk voor de standindeling en wijst alle deelnemers een standnummer toe. Dit standnummer wordt eveneens bij de respectievelijke deelnemer in de catalogus vermeld. Iedere deelnemer van de beurs wordt verplicht aanwezig te zijn op de stand/beurs tijdens de beursuren. Elke deelnemer die zonder geldige reden afwezig is op zijn stand, kan administratief beboet worden (€ 100,00 excl. BTW). Bij herhaalde afwezigheid kan de organisator de betreffende deelnemer de deelname tot de beurs weigeren.
    2. De deelnemers verklaren er zich mee akkoord dat hun bedrijfsgegevens en assortiment in de catalogus worden opgenomen. Tevens zal een lijst van deelnemers (met de vermelding van de bedrijfsnaam en adres) op de website geplaatst worden. Bijkomende contactgegevens van deelnemende bedrijven kunnen eveneens op de website van FLORALL worden vermeld.
    3. De duur, het aanvangs- en einduur en de praktische modaliteiten van de beurs worden telkens door de organisator voorafgaand aan de deelnemers gecommuniceerd. Er wordt gevraagd met deze praktische schikkingen rekening te houden. Laattijdig aankomen of vroegtijdig opruimen is storend voor de aanwezige deelnemers en bezoekers en wordt aldus niet toegelaten.
    4. Om een duidelijk zicht te hebben op de bezoekers van de beurs, wordt door de organisator de naam en de firma van de bezoekers aan de ontvangstbalie geregistreerd. Alle bezoekers en deelnemers dienen tijdens de beurs een bezoekers- of exposantenbadge te dragen. Particuliere bezoekers worden toegang geweigerd.
    5. Elke deelnemer dient een duidelijk naambord bij zijn stand te plaatsen. Dit bord bevat naast de naam van de firma, duidelijk het adres, telefoonnummer en emailadres of website. Iedere deelnemer wordt gevraagd een prijslijst bij zich te hebben.
  4. Privacybeleid

    Na afsluiting van de inschrijvingen wordt de deelnemerslijst openbaar gemaakt op de website van FLORALL, sociale media met als doel FLORALL een betere kenbaarheid te geven en in vakbladen voor de sierteeltsector (bv Sierteelt&Groenvoorziening).

    Beeldmateriaal genomen op FLORALL kan gebruikt worden op de website van FLORALL of in publicaties m.b.t. de beurs.

  5. Verlichting en elektriciteit
    1. De organisator voorziet in een degelijke basisverlichting in de hal(len) van Waregem Expo.
    2. Elektrische stroomaansluiting op de stand is op verzoek en tegen een aparte kostprijs via Waregem Expo (beheerder beursgebouw) beschikbaar.
  6. Opruim en afbraak

    Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor de ontruiming van zijn eigen stand. De deelnemer dient daarom afval, verpakking, plantenafval,… op het einde van de beurs terug mee te nemen. Bijkomende kosten, aangerekend door Waregem Expo (beheerder beursgebouw), voor de verwijdering van afval worden rechtstreeks op de verantwoordelijke deelnemer verhaald. De dag na de beurs moet de beurshal tegen ten laatste 9.00 u. leeggemaakt zijn. Indien dit niet het geval is, worden alle kosten doorgerekend ten laste van de deelnemer.

  7. Aansprakelijkheid

    De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, verlies of beschadiging van zaken of goederen die, door of namens de deelnemer, op de beurs zijn aangevoerd. De organisator is niet aansprakelijk voor schade wanneer, door een calamiteit buiten de schuld van de organisator, de vakbeurs niet of slechts gedeeltelijk kan plaatsvinden.

  8. Verzekeringsplicht in hoofde deelnemer

    Elke deelnemer dient te voorzien in zijn eigen verzekeringsdekkingen: 1) burgerrechtelijke aansprakelijkheid en 2) alle risico’s nagel tot nagel voor alle meegebrachte goederen op basis van hun volledige waarde. De deelnemers kunnen desgewenst toetreden tot de door Waregem Expo (beheerder beursgebouw) onderschreven verzekeringspolissen.

  9. Rookverbod

    Het algemeen rookverbod is van toepassing in alle gebouwen van Waregem Expo (beheerder beursgebouw).