FLORALL Conditions générales (vs 03/2019)

FLORALL est la foire professionnelle pour l’ensemble du secteur de l’horticulture et du commerce en gros, le secteur de la pépinière et de l’aménagement de jardins et assure l’organisation des salons FLORALL aux mois de mars (salon de printemps) et d’août (salon d’automne).

Dans le cadre des présentes conditions générales, les termes suivants sont définis comme indiqué ci-après, sauf indication contraire explicite.

Organisateur : ASBL FLORALL, dont le siège social est sis à 9051 Sint-Denijs-Westrem, Kortrijksesteenweg 1144 J avec numéro d’entreprise 845.970.157 (tél. +32 9 326 72 10, fax +32 9 326 72 11, www.florall.be, info@florall.be).

Participant : toute entreprise participant au salon FLORALL (ci-après dénommé ‘le salon’) et ayant une relation contractuelle avec l’ASBL FLORALL.

Sauf accord écrit explicite de l’ASBL FLORALL, l’application d’éventuelles conditions du participant est formellement exclue. Toute clause avancée par le participant pour renvoyer à ses propres conditions générales est réputée non écrite.

En signant le formulaire d’inscription ou en s’enregistrant en ligne, le participant accepte les présentes conditions générales. Pour tous les cas non prévus par ces conditions générales, la décision de l’organisateur est contraignante. Tous les participants s’engagent à respecter les directives de l’organisateur ainsi que celles de Waregem Expo (gestionnaire du palais d’exposition, voir www.waregemexpo.be) afin de garantir la meilleure organisation possible pour le salon.

  1. Participation, tarifs et réductions
    1. La participation au salon n’est autorisée qu’après inscription et réception d’une preuve d’inscription. L’inscription se fait via le formulaire d’inscription repris sur le site web de FLORALL. L’inscription et la participation sont liées au numéro d’entreprise du participant, elles sont donc exclusivement réservées à l’entreprise participante et non transférables. Les participants sont tenus de payer préalablement tous les frais de participation facturés par l’organisateur. Les participants qui ne disposent pas de preuve de paiement valable se verront refuser l’accès au salon. Pendant toute la durée du salon, les participants doivent pouvoir présenter leur preuve d’inscription sur simple demande. L’organisateur se réserve le droit de refuser une inscription sans être obligé de donner les motifs de sa décision.
    2. Le formulaire d’inscription standard présenté sur le site web indique les tarifs d’application pour participer au salon. Sauf indication contraire, tous les montants s’entendent hors TVA. En cas d’inscription avant le 21 décembre 2018 ainsi que paiement de la facture avant le 7 janvier 2019 le participant reçoit des tickets boissons/nourriture pour une valeur de 20 euros.
    3. L’inscription au salon est possible jusqu’au 21 janvier 2019 inclus. Une inscription enregistrée après cette date donne le droit à l’organisateur de comptabiliser 150 euros hors TVA de frais administratifs complémentaires. En cas d’annulation de son inscription au plus tard un mois avant la date du salon, seuls 50 % des frais d’inscription seront remboursés au participant. En cas d’annulation dans le mois précédant le salon, aucun frais d’inscription ne sera remboursé.
  2. Interdiction de vendre
    1. Le salon se concentre sur la présentation d’échantillons et n’est en aucun cas une foire commerciale. La vente et le commerce de plantes sont strictement interdits au sein ou aux alentours de Waregem Expo avant, pendant et après le salon.
    2. Tous les participants ont la possibilité de présenter des nouveautés lors du salon. Toutefois, les participants sont tenus de signaler ces nouveautés au moment de l’inscription. Dans ce contexte, le règlement spécifique des FLORALL-awards, disponible sur www.florall.be, est d’application. Le formulaire d’inscription (pour les FLORALL-awards) est téléchargeable sur www.florall.be . A retourner avant le 1 février 2019. Les inscriptions soumises après cette date ne seront plus acceptées.
  3. Directives pratiques et mentions des données des participants dans le catalogue et les stands
    1. L’organisateur est responsable de la répartition des stands et attribue un numéro de stand à tous les participants. Ce numéro est également mentionné dans le catalogue du salon, avec le nom du participant correspondant. Tous les participants sont tenus d’être présents sur le stand/au salon pendant les heures d’ouverture du salon. Tout participant absent du stand sans motif valable se verra infliger une amende administrative (100,00 € hors TVA). En cas d’absences répétées, l’organisateur se réserve le droit de refuser l’accès au salon au participant concerné.
    2. Les participants acceptent que les coordonnées de leur entreprise ainsi que leur gamme de produits soient reprises dans le catalogue du salon. Une liste des participants (mentionnant le nom et l’adresse des entreprises) est également publiée sur le site web de FLORALL.
    3. L’organisateur s’engage à communiquer préalablement aux participants la durée, les heures d’ouverture et de fermeture ainsi que les modalités pratiques du salon. Tous les participants sont priés de tenir compte de ces dispositions pratiques. Les participants sont tenus d’arriver à temps et de ne pas dégarnir leur stand avant la fin du salon, ceci étant susceptible de constituer un désagrément pour les autres participants et les visiteurs présents.
    4. Afin de bien cerner le profil des visiteurs, l’organisateur procède au comptoir d’accueil à l’enregistrement du nom et de l’entreprise de chacun d’eux. Pendant toute la durée du salon, les visiteurs et les participants sont tenus de porter un badge visiteur ou un badge participant. L’accès au salon est interdit aux particuliers.
    5. Tout participant est tenu d’équiper son stand d’une enseigne indiquant clairement le nom, l’adresse ainsi que les numéros de téléphone et de fax de l’entreprise. Chaque participant doit en outre mettre une liste de prix à disposition.
  4. Politique de confidentialité

    Afin de promouvoir le salon, la liste des participants sera rendue publique sur le site internet de FLORALL, les médias sociaux et dans les revues professionnelles du secteur horticole (p.ex. Sierteelt&Groenvoorziening).

    Les images prises à FLORALL peuvent être utilisées sur le site internet de FLORALL ou dans toute publication concernant le salon.

  5. Éclairage et électricité
    1. L’organisateur assurera un bon éclairage de base dans le(s) hall(s) de Waregem Expo.
    2. L’alimentation en courant électrique sur le stand est disponible sur demande et au prix demandé par Waregem Expo (gestionnaire du palais d’exposition).
  6. Nettoyage et démontage

    Chaque participant est responsable du démontage de son stand. À la fin du salon, le participant est donc tenu d’emporter tous ses déchets, emballages, déchets végétaux, etc. Les frais supplémentaires facturés par Waregem Expo (gestionnaire du palais d’exposition) pour l’enlèvement des déchets seront directement réclamés au participant responsable.

  7. Responsabilité

    L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas de vol, perte ou détérioration de biens ou de marchandises amenés au salon par ou au nom du participant. L’organisateur n’est aucunement responsable des dommages et préjudices dans le cas d’une annulation complète ou partielle du salon en raison d’une calamité dont l’organisateur n’est aucunement responsable.

  8. Assurances obligatoires pour le participant

    Tout participant est tenu de contracter ses propres assurances : 1) assurance responsabilité civile et 2) assurance « clou à clou » couvrant tous les risques pour l’ensemble des marchandises amenées, sur base de leur valeur totale. S’ils le souhaitent, les participants peuvent adhérer aux assurances souscrites par Waregem Expo (gestionnaire du palais d’exposition).

  9. Interdiction de fumer

    L’interdiction générale de fumer s’applique dans tous les bâtiments de Waregem Expo (gestionnaire du palais d’exposition).